A szervezet iratkezelési rendszere biztosítja a beérkező és keletkező dokumentumok,
megkeresések és panaszok átlátható, visszakereshető és ellenőrizhető kezelését. Az
iratkezelés célja a jogszabályoknak megfelelő adatvédelem, az adminisztratív
folyamatok átláthatósága, valamint az Európai Unió Alapjogi Chartájában rögzített
jogok érvényesülésének támogatása.

1. Alapadat-kezelési rend
   A szervezet minden iratot és bejelentést egységes alapelvek szerint kezel: pontosság,
   teljesség, hozzáférés-szabályozás, adatbiztonság és visszakereshetőség. A
   dokumentumok kezelése az erre kijelölt rendszerekben történik, munkaköri
   hozzáférési szintek mellett.
2. Használt rendszerek
   A szervezet az iratok kezelésére és az ügyek életútjának nyomon követésére az alábbi
   rendszereket alkalmazza:
    Iktatórendszer: a szervezet nem rendelkezik saját iktatórendszerrel. Minden
   beérkező irat, a megfelelő ügyirathoz kerül lefűzésre. Az elektronikus
   dokumentum egyrészt megmarad a levelező rendszerven, másrészt az
   ügyirathoz kerül lefűzésre; tartalma, státusza és elintézési határideje rögzítésre
   kerül.
    Akta- vagy ügykezelő rendszer: biztosítja az ügyek folyamatának
   dokumentálását, a felelősök kijelölését és a teljes életút visszakereshetőségét.
   A szervezetnél projektalapú tevékenység folyik, így minden tevékenységük
   ügyiratai kronológiai sorrendben kerülnek lefűzésre.
    Ügyfélszolgálati rendszer (telefonos, e-mailes, online felület vagy fórum): a
   megkeresések, panaszok, kérdések és visszajelzések rögzítésére szolgál;
   sablonok és automatizmusok támogatják a gyors ügyintézést.
    Központi ügyfélszolgálati elérhetőség: minden megkeresés innen indul és a
   rendszer automatikusan rögzíti a beérkezés idejét és csatornáját.
   A dokumentumok és megkeresések minden rendszeren keresztül egységes
   nyilvántartásba kerülnek, biztosítva a teljes körű visszakereshetőséget.
3. Charta-alapú bejelentések és panaszok kezelése
   A szervezet az Alapjogi Chartához kapcsolódó bejelentéseket ugyanazon dedikált
   iratkezelési rendszereken belül rögzíti, mint más ügyeket, de külön megjelöléssel látja
   el őket (pl. „alapjogi ügy” vagy „Charta-panasz”).
   Ezen bejelentések útja és mechanizmusa a következőképp biztosított:
    beérkezés rögzítése iktató- vagy ügyfélszolgálati rendszerben,
    automatikus vagy manuális besorolás „alapjogi kategóriába”,

 kijelölt felelős vagy bizottság részére továbbítás,
 vizsgálati és elintézési határidők nyomon követése az ügykezelő rendszerben,
 írásos döntés rögzítése és archiválása,
 jogorvoslati információk kiadása.

4. Dokumentum-életút és archiválás
   Minden dokumentum életútja nyomon követhető: beérkezés, iktatás, feldolgozás,
   döntés, lezárás, archiválás.
   Archiválás csak olyan módon történhet, amely biztosítja a későbbi ellenőrizhetőséget
   és jogorvoslati eljárások támogatását. Megsemmisítés kizárólag iratselejtezési
   szabályzat alapján történhet.
   Az archiválás az egyes projektek eltérő szabályai alapján zajlik.

Szolnok, 2024.01.10.

Fodor Andrea
elnök